Events/Veranstaltungen

Jeden Tag gibt es eine Menge an verschiedenen Events und Veranstaltungen. Doch wie laufen diese überhaupt ab und wo liegt der Unterschied zwischen einer Veranstaltung und einem Event? Anhand dieses Artikels werden der Ablauf und die Organisation von Events und Veranstaltungen nähergebracht und der Unterschied erläutert. Außerdem werden Beispiele aufgezeigt und Methoden und Werkzeuge, welche dabei in den Vordergrund treten können, vorgestellt.

Was sind Events und Veranstaltungen?

An einem Event beziehungsweise einer Veranstaltung nimmt eine Gruppe von Menschen teil. Es handelt sich um ein geplantes und begrenztes Ereignis. Es ist falsch, dass Event einfach nur die englische Übersetzung von Veranstaltung ist. Dies resultiert daraus, da es einen kleinen Unterschied zwischen den beiden Begriffen gibt. Eine Veranstaltung ist im Vorfeld bereits für einen bestimmten Zeitraum festgelegt. Darüber hinaus wird jede Veranstaltung aus einem bestimmten Grund durchgeführt. Dies bedeutet, der Veranstalter möchte damit ein Ziel erreichen. Damit aus einer Veranstaltung tatsächlich ein Event wird, müssen noch Emotionen aufgegriffen werden. Dies bedeutet, ein Event zeichnet sich durch Einzigartigkeit aus und bezweckt, dass die Besucher das Ganze positiv wahrnehmen. Bei einem Event wird immer eine Location ausgewählt, welche explizit zu den Bedürfnissen der Zielgruppe passt. Das Catering und die Gästeliste müssen optimal abgestimmt werden. Auch die Musik und das Entertainment sind sehr wichtig. Den Gästen sollte mitgeteilt werden, was sie erwarten wird. Dies bedeutet, die Teilnehmer in das Ereignis zu involvieren ist von sehr hoher Bedeutung.

Organisation und Ablauf

Wie bereits erwähnt, müssen einige Aspekte genau organisiert und geplant werden, damit ein gelungenes Event entstehen kann. Zuerst muss die Location geplant werden. Es muss eine Location gewählt werden, welche zu dem stattfindenden Event und der Zielgruppe passt. Außerdem ist es wichtig, dass passende Catering zu organisieren. Es sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass das Catering der Zielgruppe schmeckt. Außerdem sollte es per Möglichkeit von den Gästen in so einer Form noch nicht erlebt worden sein. Den Gästen bei einem Event ist es sehr wichtig, dass immer etwas an Getränken oder Essen bereitsteht. Aufgrund dessen sollte darauf geachtet werden, dass eine Vollverpflegung gewährleistet wird. Zur Not können die Kosten auf die Tickets angerechnet oder nach Sponsoren gesucht werden. Jeder, der ein Event veranstaltet, sollte auf ein umfangreiches CRM-System zurückgreifen. Außerdem sollte im Vorfeld genau darüber nachgedacht werden, welche Gefühle die Gäste bekommen sollten. Dies resultiert daraus, da die Musik so abgestimmt werden kann. Für die Planung von Personaleinsatz bei Veranstaltungen und Events helfen Softwarelösungen wie iPM_Promotion.

Ziele von Events / Veranstaltungen

Die Ziele eines Events und auch einer Veranstaltung sind sehr facettenreich. Die folgenden Ziele können mit einem Event oder einer Veranstaltung verfolgt werden:

  1. Das Unternehmen möchte sich nach außen hin präsentieren.
  2. Das Unternehmen möchte innerhalb der eigenen Branche besser wahrgenommen werden.
  3. Das Unternehmen möchte seinen Bekanntheitsgrad steigern.
  4. Das Unternehmen möchte neue Produkte vorstellen.
  5. Das Unternehmen möchte die Kundenbeziehungen festigen.
  6. Das Unternehmen möchte neue Kunden für sich gewinnen.
  7. Das Unternehmen möchte zeigen, dass es sich von anderen abhebt.
  8. Das Unternehmen möchte das Vertrauen zu den Kunden stärken.
  9. Das Unternehmen möchte eine große Öffentlichkeit schaffen.
  10. Das Unternehmen möchte, dass die Fachkompetenz wahrgenommen wird.

Grundlegend kann somit erkannt werden, dass eine Promotion und eine Verkaufsförderung meistens im Vordergrund stehen.

Werkzeuge und Methoden

Es gibt fünf Methoden, welche am häufigsten angewandt werden, um eine Veranstaltung oder ein Event auszuführen. Diese wären folgende Methoden:

  • Summary Matrix
  • Zwei freie Berater
  • Café Meetings
  • Schnelle Listen
  • Teilnehmer kontrollieren den Speaker

Die Summary Matrix regt die Teilnehmer dazu an, über das, was sie bei einem Seminar oder einem Workshop gelernt haben, nachzudenken. Die Methode Zwei freie Berater eignet sich dafür, das Gelernte aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten. Bei Café Meetings lernen sich die Teilnehmer des Events besser kennen und reden über die unterschiedlichsten Themen. Die schnelle Liste eignet sich für all jene Events, bei denen die Teilnehmer schnell miteinbezogen werden sollen. Die letzte Methode eignet sich für alle, denen eine längere Präsentation wichtig ist.

Beispiele

Ein Beispiel für ein gelungenes Event ist der Red-Bull-Flugtag. Die Teilnehmer versuchen, mit ihren selbstgebauten Flugzeugen soweit wie möglich zu fliegen. Das Ganze soll die Getränkemarke promoten.

Ein anderes Beispiel wäre der Weihnachtstruck von Coca Cola. Jedes Jahr wird ein Truck in verschiedene Städte geschickt, um die Menschen dort zu überraschen.